ONLY AVAILABLE IN DUTCH
Scientific Summits, VZW
Zwevezelestraat 64
8810 Lichtervelde
Statuten Scientific Summits, VZW
TITEL I: NAAM – ZETEL – DOEL – DUUR
ARTIKEL 1
De vereniging draagt de naam : Scientific Summits
ARTIKEL 2
De zetel van de Vereniging is gevestigd ten huize van de Administratief Secretaris of de Penningmeester en kan verplaatst worden, op voorstel van de Raad van Bestuur, door de Algemene Vergadering op haar jaarlijkse vergadering, mits goedkeuring van de helft van de aanwezige stemgerechtigde leden.
De huidige zetel van de vereniging is gevestigd te Zwevezelestraat 64, 8810 Lichtervelde en ressorteert onder het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen.
ARTIKEL 3
De vereniging heeft tot doel een educatief platform te creëren dat de wetenschappelijke inhoud van recente congressen, de wetenschappelijke inhoud van recente internationale vaktijdschriften en de recente ontwikkelingen in medische behandelingen en technologieën samenvat en communiceert naar artsen, artsen in opleiding en paramedici.
Scientific Summits heeft als doel om een multidisciplinair platform te zijn en plant projecten binnen de Urologie, Gynaecologie, Cardiologie, Vasculaire chirurgie en andere medische disciplines.
De kanalen langs dewelke Scientific Summits deze educatieve wetenschappelijke inhoud zal communiceren zijn:
1. Interactieve events, colloquia, seminaries en congressen, georganiseerd in opdracht van minstens één geregistreerde Wetenschappelijke vereniging.
2. Andere educatieve communicatie platformen (bijvoorbeeld: e-learning platform, digitale content platform, etc.). Deze vormen van communicatie zullen online gepubliceerd worden op een beveiligde website, die door leden kan worden geraadpleegd.
Alle Wetenschappelijke inhoud zal beoordeeld en goedgekeurd worden door minstens één geregistreerde Wetenschappelijke vereniging binnen één (of meerdere) medische disciplines.
Scientific Summits kan samenwerken met of aansluiten bij andere nationale en internationale instellingen of verenigingen die dezelfde of analoge doeleinden nastreven. Zij kan in die zin ook, doch slechts op bijkomstige wijze, handelsdaden stellen, enkel voor zover de opbrengst hiervan besteed wordt aan het doel waarvoor zij werd opgericht.
ARTIKEL 4
De vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur.
De voertaal van de vereniging is het Nederlands; wetenschappelijke mededelingen mogen in een andere taal voorgedragen en besproken worden.
TITEL II: L E D E N
ARTIKEL 5
Het aantal leden is onbeperkt, maar moet tenminste drie bedragen. De vereniging kan effectieve en toegetreden leden tellen. De volheid van het lidmaatschap, met inbegrip van het stemrecht op de algemene vergadering, komt uitsluitend toe aan de effectieve leden. Effectieve leden zijn diegenen wiens naam is vermeld in het ledenregister dat op de zetel van de vereniging wordt bijgehouden en waarvan een kopie, ingevolge art. 26, novies, §1, 3° van de huidige wetgeving wordt neergelegd ter griffie van de rechtbank van koophandel. Bij wijzigingen in de samenstelling van de vereniging moet een nieuwe ledenlijst worden neergelegd binnen een maand te rekenen vanaf de verjaardag van de neerlegging van de statuten. De wettelijke bepalingen zijn alleen op de effectieve leden toepasselijk. Toegetreden leden zijn enkel aangesloten om te genieten van de activiteiten van de vzw. Ze hebben geen stemrecht op de algemene vergadering. De rechten en verplichtingen van de toegetreden leden worden ingeschreven in een huishoudelijk reglement.
ARTIKEL 6
Een effectief lid kan tot de vereniging toetreden na goedkeuring door de raad van bestuur.. De aanvaarding als effectief lid wordt ter kennisgave meegedeeld aan de algemene vergadering op haar jaarlijkse vergadering. Het verzoek om toelating van een kandidaat-lid moet schriftelijk worden ingediend bij de voorzitter of secretaris van de raad van bestuur.
Elk verzoek tot aanvaarding houdt in dat het kandidaat lid het doel, de statuten en het reglement van orde van de vereniging aanvaardt.
Het lidmaatschap neemt een einde door vrijwillig ontslag, uitsluiting of door overlijden
ARTIKEL 7
De raad van bestuur kan, onder door haar te bepalen voorwaarden, eventueel vastgelegd in een huishoudelijk reglement, ook andere personen, omwille van hun hoedanigheid, functie of bevoegdheid, als toegetreden leden, ereleden, beschermleden, steunende of adviserende leden tot de vereniging toelaten. Deze worden allen beschouwd als toegetreden leden. Hun rechten en plichten zijn vermeld in een huishoudelijk reglement.
ARTIKEL 8
De jaarlijkse bijdrage die door de effectieve en toegetreden leden verschuldigd is, wordt jaarlijks vastgelegd door de raad van Bestuur en goedgekeurd door de algemene vergadering.
De maximum ledenbijdrage bedraagt 500 EUR.
ARTIKEL 9
Elk lid kan ten allen tijde, mits hij er één maand vooraf kennis van geeft, uit de vereniging treden. Het ontslag moet bij aangetekend schrijven aan de raad van bestuur ter kennis worden gebracht. De raad van bestuur meldt ontvangst van deze brief aan het uittredend lid.
Elk lid dat gedurende al of niet twee opeenvolgende jaren zijn bijdrage niet heeft betaald, wordt van rechtswege geacht zijn ontslag te hebben genomen, nadat het lid minstens een maand op voorhand schriftelijk is uitgenodigd geweest zijn verweer voor te dragen. Dit ontslag wordt aan de eerstvolgende algemene vergadering gemeld.
ARTIKEL 10
Uittredende of uitgesloten leden en hun rechtsopvolgers hebben geen deel in het vermogen van de vereniging, en kunnen derhalve ook nooit teruggave of vergoeding voor gestorte bijdragen of gedane inbrengsten of van andere prestaties vorderen.
Het uittredend of uitgesloten lid is echter gehouden zijn verplichtingen voor het lopende jaar na te komen.
Het uittredend of uitgesloten lid kan in geen geval mededeling of afschrift van rekeningen, verzegelingen van goederen der vereniging of het opmaken van een inventaris verlangen.
TITEL III: DE RAAD VAN BESTUUR
ARTIKEL 11
De vereniging wordt bestuurd door een raad van bestuur van tenminste drie bestuurders, allen effectief lid van de vereniging. Indien de algemene vergadering slechts drie leden telt, bestaat de raad van bestuur uit slechts twee personen. In ieder geval moet het aantal bestuurders steeds lager zijn dan het aantal leden van de algemene vergadering.
ARTIKEL 12: Duur van het mandaat van de bestuurders
De bestuurders worden benoemd voor een periode van drie jaar. De uittredende leden zijn steeds herkiesbaar. Mocht het mandaat van een bestuurder een einde nemen, voor het verloop van de drie jaren, zal de algemene vergadering in zijn vervanging voorzien.
ARTIKEL 13: Wijze van benoeming en bezoldiging van de bestuurders
De bestuurders worden gekozen en benoemd door de algemene vergadering met een gewone meerderheid ongeacht het aantal aanwezige en/of vertegenwoordigde leden. De raad van bestuur kiest zelf een voorzitter, een administratief secretaris en een penningmeester en/of elk ander lid, wiens bestuursfunctie bijdraagt tot de verwezenlijking van de doelstellingen van de vereniging of het beter functioneren van de raad van bestuur. Met voorbehoud van algemene- en verplaatsingsonkosten gemaakt tijdens de uitoefening van hun bestuurdersfunctie, oefenen zij hun mandaat kosteloos uit. De akten betreffende de benoeming van de bestuurders moeten neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van koophandel en moeten binnen de dertig dagen na de neerlegging (bij uittreksel) bekendgemaakt worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad
ARTIKEL 14: Ambtsbeëindiging en afzetting van de bestuurders
Het mandaat van de bestuurders eindigt door afzetting door de algemene vergadering, door vrijwillig ontslag, door het verstrijken van het mandaat, door overlijden of ingeval van wettelijke onbekwaamheid.
De afzetting door de algemene vergadering wordt beslist bij twee derde meerderheid van het aantal aanwezige en/of vertegenwoordigde leden. Het moet evenwel uitdrukkelijk vermeld worden op de agenda van de algemene vergadering.
Een bestuurder die vrijwillig ontslag neemt, moet dit schriftelijk bekendmaken aan de raad van bestuur. Dit ontslag gaat onmiddellijk in tenzij door dit ontslag het minimum aantal bestuurders onder het statutaire minimum is gedaald. In dit geval, moet de raad van bestuur binnen de twee maanden de algemene vergadering bijeenroepen, welke in de vervanging van de betrokken bestuurder dient te voorzien en hem daarvan ook schriftelijk in kennis zal stellen.
De akten betreffende de ambtsbeëindiging en de benoeming van de bestuurders moeten neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van koophandel en moeten binnen de dertig dagen na de neerlegging (bij uittreksel) bekendgemaakt worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
ARTIKEL 15: Bevoegdheden van de bestuurders.
De raad van bestuur leidt de zaken van de vereniging en vertegenwoordigt deze in en buiten rechte. Hij is bevoegd voor alle aangelegenheden, met uitzondering van die welke uitdrukkelijk door de Wet aan de algemene vergadering zijn voorbehouden. Hij treedt op als eiser en verweerder, in alle rechtsgedingen en beslist over het al dan niet aanwenden van rechtsmiddelen.
De raad van bestuur benoemt en ontslaat de leden van het personeel en bepaalt hun bezoldigingen.
De raad van bestuur kan slechts geldig beslissen indien de meerderheid van de bestuurders aanwezig is. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of de stem van diegene die hem vervangt doorslaggevend.
ARTIKEL 16
De raad van bestuur wordt bijeengeroepen door de voorzitter, de administratief secretaris of door twee bestuurders. De oproeping geschiedt bij gewone brief en/of andere vorm van elektronische communicatie. Bij de aanvang van de vergadering bepaalt de raad van bestuur zelf de dagorde.
De vergaderingen van de raad van bestuur worden voorgezeten door de voorzitter. Indien deze belet of afwezig is, wordt de vergadering voorgezeten door de oudste van de aanwezige bestuurders.
ARTIKEL 17
Van elke vergadering worden notulen gemaakt, die ondertekend worden door de voorzitter en de secretaris en die ingeschreven worden in een daartoe bestemd register. De uittreksels die moeten worden overgelegd en al de andere akten worden geldig ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Bij ontstentenis van deze bestuurders kunnen twee andere bestuurders deze documenten geldig ondertekenen.
Alle leden en belanghebbende derden kunnen op schriftelijke aanvraag afschriften en uittreksels bekomen. De raad van bestuur beslist of de derde belanghebbende is.
ARTIKEL 18
De raad van bestuur vaardigt alle huishoudelijke reglementen uit die hij nodig acht en nuttig oordeelt.
De raad van bestuur kan aan de algemene vergadering effectieve of toegetreden leden voorstellen, die door hun kennis, functie of hoedanigheid, bijdragen tot het beter verwezenlijken van de doelstellingen van de vereniging en/of beter functioneren van de raad van bestuur. Deze personen kunnen benoemd worden als bestuurder, mits goedkeuring of verkiezing door de algemene vergadering met gewone meerderheid van aanwezige of vertegenwoordigde stemmen, of kunnen uitgenodigd worden tot het bijwonen van de vergaderingen van de raad van bestuur. Hun rechten en plichten kunnen vastgelegd worden in een huishoudelijk reglement.
De raad van bestuur organiseert, buiten de algemene vergadering, minstens twee vergaderingen per jaar.
De raad van bestuur kan, indien hij dit nodig oordeelt, een afgevaardigd-bestuurder of directeur benoemen, die met het dagelijks bestuur wordt belast. Deze verzorgt de lopende zaken en de dagelijkse briefwisseling en tekent geldig namens de vereniging tegenover de openbare en private bankinstellingen en alle andere instellingen.
ARTIKEL 19
Bestuurders die namens de vereniging optreden, moeten ten aanzien van derden niet doen blijken van enig besluit of van enige machtiging.
ARTIKEL 20: Personen gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen, overeenkomstig art. 13, 4° lid, W.VZW
De raad van bestuur kan zijn bevoegdheden voor bepaalde handelingen en taken op zijn verantwoordelijkheid overdragen aan één van de bestuurders of aan een ander persoon, die al dan niet lid is van de vereniging.
Op voorstel van de raad van bestuur, gebeurt hun verkiezing en benoeming door de algemene vergadering, bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden.
De ambtsbeëindiging van deze gemachtigde personen kan geschieden
a) op vrijwillige basis door de gemachtigde zelf door een schriftelijk ontslag in te dienen bij de raad van bestuur
b) door afzetting door de algemene vergadering bij gewone meerderheid die hieromtrent geldig beslist bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. De beslissing hieromtrent door de algemene vergadering moet evenwel binnen de zeven kalenderdagen bij aangetekend schrijven door de raad van bestuur ter kennis gebracht worden van de betrokkene.
c) bij het verstrijken van het mandaat, zoals vastgelegd in een huishoudelijk reglement
De akten betreffende de ambtsbeëindiging en de benoeming van de personen gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen, moeten neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van koophandel en moeten binnen de dertig dagen na de neerlegging (bij uittreksel) bekendgemaakt worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
De gevolmachtigden oefenen hun bevoegdheden afzonderlijk uit.
ARTIKEL 21: Personen belast met het dagelijks bestuur van de vereniging, overeenkomstig art. 13bis, 1° lid, W.VZW
Op voorstel van de raad van bestuur, gebeurt zijn/haar verkiezing en benoeming door de algemene vergadering, bij gewone meerderheid van stemgerechtigde leden.
De ambtsbeëindiging van het dagelijks bestuur kan geschieden:
a) op vrijwillige basis door een lid van het dagelijks bestuur zelf door een schriftelijk ontslag in te dienen bij de raad van bestuur
b) door afzetting door de algemene vergadering die hieromtrent geldig beslist bij gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden. De beslissing hieromtrent door de algemene vergadering moet evenwel binnen de zeven kalenderdagen bij aangetekend schrijven door de raad van bestuur ter kennis gebracht worden van de betrokkene.
c) bij het verstrijken van het mandaat, zoals vastgelegd in een huishoudelijk reglement
De akten betreffende de ambtsbeëindiging en de benoeming van de personen van het dagelijks bestuur moeten neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van koophandel en moeten binnen de dertig dagen na de neerlegging bij uittreksel bekendgemaakt worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
De beslissingen genomen door het dagelijks bestuur, dat als een college vergadert, worden steeds genomen in collegiaal overleg.
ARTIKEL 22: Commissarissen
De vereniging kan commissarissen benoemen wanneer de algemene vergadering hieromtrent rechtsgeldig een beslissing heeft genomen. In dit geval kan de algemene vergadering commissarissen benoemen zowel uit haar leden als uit derden.
TITEL IV: ALGEMENE VERGADERING
ARTIKEL 23
De algemene vergadering is samengesteld uit alle effectieve leden, en wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur, of bij diens aanwezigheid door een plaatsvervanger door de voorzitter aangeduid.. De toegetreden leden worden op deze vergadering uitgenodigd.
Een lid kan zich echter door een ander lid op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen. Een lid kan evenwel slechts één ander lid vertegenwoordigen. Elk lid beschikt slechts over één stem op de algemene vergadering.
Deze algemene vergadering vertegenwoordigt alle leden; haar besluiten verbinden ook de leden die niet stemmen of tegenstemmen.
ARTIKEL 24
De algemene vergadering is uitsluitend bevoegd voor:
– het wijzigen van de statuten,
– de benoeming en de afzetting van de bestuurders,
– de benoeming en de afzetting van de commissarissen en het bepalen van hun bezoldiging ingeval een bezoldiging wordt toegekend,
– de kwijting aan de bestuurders en de commissarissen,
– de goedkeuring van de begroting en van de rekening,
– de vrijwillige ontbinding van de vereniging,
– de benoeming en de uitsluiting van een lid van de vereniging,
– de omzetting van de vereniging in een vennootschap met een sociaal oogmerk,
– alle gevallen waarin deze statuten het vereisen.
ARTIKEL 25
De algemene vergadering wordt geldig bijeengeroepen door de raad van bestuur of door de voorzitter telkens als het doel of het belang van de vereniging zulks vereist.
Zij moet tenminste eenmaal per jaar worden bijeengeroepen voor het goedkeuren van de rekeningen van het afgelopen jaar en voor de begroting van het komend jaar, en dit binnen de zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar, op plaats, dag en uur te bepalen door de raad van bestuur.
ARTIKEL 26
De algemene vergadering wordt gehouden binnen de zes maanden na afsluitingsdatum van het boekjaar.
ARTIKEL 27
De raad van bestuur is bovendien verplicht de algemene vergadering samen te roepen wanneer 1/5 van de effectieve leden daartoe een verzoek richt aan de raad van bestuur en dit per aangetekende brief waarin de te behandelen agendapunten zijn vermeld. In dit geval is de Raad van Bestuur verplicht de algemene vergadering samen te roepen binnen de twee maanden na het indienen van het verzoek, met vermelding op de agenda van de gevraagde agendapunten. De raad van bestuur is gebonden alle leden onmiddellijk te verwittigen van deze aanvraag.
ARTIKEL 28
De oproepingen tot de algemene vergadering moeten om geldig te zijn, ondertekend worden door de voorzitter en/of de administratief secretaris. Alle effectieve en toegetreden leden moeten worden opgeroepen per gewone brief en/of andere vorm van elektronische communicatie, tenminste veertien dagen voor de vergadering. Deze brief dient de agenda te bevatten.
ARTIKEL 29
De oproepingsbrief, die plaats, dag en uur van de vergadering vermeldt, bevat de agenda, die wordt vastgelegd door de raad van bestuur . Ieder lid kan daarenboven een agendapunt op de algemene vergadering voorleggen, mits schriftelijke aanvraag, een maand op voorhand. De algemene vergadering kan enkel geldig beraadslagen over de punten van de agenda. Onderwerpen die niet op de agenda staan, kunnen in geen geval behandeld worden.
Bij de vernieuwing van de raad van beheer of bij de vervanging van een bestuurder moeten de kandidaturen voor een ambt van bestuurder ten minste acht dagen voor de vergadering aan de administratief secretaris van de raad schriftelijk meegedeeld worden. De algemene vergadering kan enkel omtrent deze kandidaturen geldig beraadslagen.
ARTIKEL 30
In gewone gevallen of die gevallen expliciet beschreven in deze statuten, worden de besluiten genomen bij eenvoudige meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen. Voor de afzetting van bestuurders en het uitsluiten van een lid is de twee derde meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen vereist.
Bij staking van stemmen beslist de stem van de voorzitter of diegene die op dat ogenblik de vergadering voorzit.
ARTIKEL 31: statutenwijziging
Tot wijziging van de statuten kan slechts worden besloten indien die wijziging gedetailleerd op de agenda is vermeld en indien 2/3 van de effectieve leden aanwezig of vertegenwoordigd is.. Wordt dit getal niet bereikt dan kan een tweede vergadering worden bijeengeroepen, zoals door deze statuten is bepaald, en waarop deze vergadering een geldig besluit zal kunnen nemen, ongeacht het aantal aanwezigen. Deze tweede vergadering mag niet binnen de 15 kalenderdagen volgend op de eerste vergadering worden gehouden. Voor elke statutenwijziging is bovendien een meerderheid van 2/3 der aanwezige of vertegenwoordigde stemmen vereist, ook op de tweede algemene vergadering. Tot wijziging van het doel van de vereniging kan slechts met een meerderheid van 4/5 van de stemmen worden besloten.
Van iedere statutenwijziging zullen de wijzigingen en de volledig gecoördineerde statuten na deze wijziging neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van koophandel. Binnen de 30 dagen na de neerlegging dient de wijziging (bij uittreksel) bekendgemaakt te worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
ARTIKEL 32
Bij vrijwillige ontbinding van de vereniging worden dezelfde regels als deze beschreven voor het wijzigen van het doel der vereniging vereist.
ARTIKEL 33
Een meerderheid van 2/3 der stemmen is vereist voor het uitsluiten van een lid. Bij uitsluiting van een lid moet dit punt eveneens op de agenda voorkomen en moet het lid minstens een maand op voorhand schriftelijk worden uitgenodigd om in zijn verdediging te kunnen voorzien. De algemene vergadering is er niet toe gehouden haar besluit te motiveren.
ARTIKEL 34
Van elke vergadering worden notulen gemaakt, die ondertekend worden door de voorzitter en de secretaris en opgenomen worden in een bijzonder register. Dit register kan op de zetel van de vereniging door leden en belanghebbende derden worden ingezien. Uittreksels daarvan worden geldig ondertekend door de voorzitter en de secretaris of door twee bestuurders en bij ontstentenis hiervan door twee leden van de algemene vergadering.
TITEL V: REKENINGEN EN BEGROTINGEN
ARTIKEL 35
Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot 31 december.
De raad van bestuur sluit de rekeningen over het voorbije boekjaar af en bereidt de begroting van het komend boekjaar voor. Beide worden ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd die gehouden wordt binnen zes maanden na afsluitingsdatum van het boekjaar. Het batig saldo vergroot het vermogen van de vereniging.
De rekeningen en de begrotingen liggen, samen met de bewijsstukken, ter inzage van de leden
TITEL VI: ONTBINDING EN VEREFFENING
ARTIKEL 36
Behoudens gevallen van gerechtelijke ontbinding en ontbinding van rechtswege kan slechts de algemene vergadering tot ontbinding besluiten indien 2/3 van de leden op de algemene vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en er bovendien een 4/5 meerderheid akkoord is om de vereniging vrijwillig te ontbinden. Het voorstel tot vrijwillige ontbinding van de vereniging moet uitdrukkelijk op de agenda van de algemene vergadering vermeld worden.
Zijn geen 2/3 van de leden op deze algemene vergadering aanwezig of vertegenwoordigd, dan moet een tweede algemene vergadering worden bijeengeroepen die geldig beraadslaagt ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden maar mits een 4/5 meerderheid wordt akkoord gevonden om de vereniging vrijwillig te ontbinden.
In geval van vrijwillige ontbinding benoemt de algemene vergadering, of bij gebreke daarvan, de rechtbank, één of meer vereffenaars. Zij bepaalt tevens hun bevoegdheid alsmede de vereffeningsvoorwaarden.
De activa zullen, na aanzuivering van de passiva, worden overgedragen aan een vereniging met een belangenloze doelstelling, wier doelstellingen beantwoorden aan deze van de Belgische Vereniging van Urologie, en dit op voorstel van de algemene vergadering.
Van de ontbinding zal het ontbindingsbesluit, de benoeming en de ambtsbeëindiging van de vereffenaars neergelegd worden op de griffie van de rechtbank van koophandel. Binnen de 30 dagen na de neerlegging dient dit ontbindingsbesluit, de benoeming en de ambtsbeëindiging van de vereffenaars bij uittreksel bekendgemaakt te worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
ARTIKEL 37
Voor alles wat in deze statuten niet is voorzien of geregeld, blijft de Wet van 27 juni 1921 gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 toepasselijk.